目次
はじめに
多くのデスクワーカーは勤務時間の中で打合せを行う時間は一定量あると思います。
私がコンサルティングファームで学んだ議事録を早く正確に書くテクニックをご紹介します。
結論ファースト
以下が早く正確に議事録を書くためのステップです。大きく準備と打合せ中の2つのフェーズに分かれます。
準備フェーズ
- 議事録をテンプレート化する
- 打合せの要点を収集・想像しておく
- 作成された議事録を読む相手がほしい情報を想像する
打合せフェーズ
- 決定事項(ネクストアクション)ブロックはすぐに追記できるようにしておく
- 事実と意見を分ける
- 無駄を省く
準備フェーズのステップを詳しく
1.議事録をテンプレート化する
実はどんな打合せの構造はほぼ同じです。大きな流れとして、オープニング→中身(発散と収束の繰り返し)→クロージングがあるだけです。
つまり、議事録で書くべき内容はテンプレート化できます。
例えば以下テンプレートの例です。
■日時
20xx/x/x xx:00～
■場所
本社 xx会議室
■参加者(敬称略)
xx、xx、xx、自分の名前(記)
●目的
(1)xxxxxxx
(2)yyyyyyy
●決定事項(ネクストアクション)
(1)xxxxxxx
x日までにyレポートのレビューを実施 xx(担当者)
(2)yyyyyyy
次回x日の打合せのインプットとしてzzの調査をyyの粒度に整理しておく cc(担当者)
●内容
(1)xxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(2)yyyyyyy
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
●備考
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
議事録をテンプレート化するときのポイントとしては、
段落を美しく分け、あらかじめ段落の深さ、段落を示す記号を決めておくのが良いです。
打合せ中に表現に迷ったり、段落の体裁も美しくなります。
2.打合せの要点を収集・想像しておく
打合せ前に話すべきアジェンダとそのゴールが分かっていれば、あらかじめ議事録に記載した上で、参加者やテーマから議論の流れを想像してみましょう。
あらかじめ打合せの展開を想像することで、想定通りとなれば会話は読み取り易くなります。
3.作成された議事録を読む相手がほしい情報を想像する
議事録を主観目線ではなく、客観視点で記録しましょう。
議事録を書き始めて間もないうちは客観視点で即時に議事録にまとめあげるのはとても難しいのですが、会議に参加していない偉い人が読んでも理解ができることを目指すと、読み物として明解になっていきます。
打合せ中フェーズのステップを詳しく
1.決定事項(ネクストアクション)の段落はすぐに書き足せる状態に
打合せにおいて、最も重要なのは次どうするか？つまり決定事項(ネクストアクション)です。
極端に言えば、この決定事項さえ正確に捉えられていれば、打合せの中身の議事内容がおろそかでも、議事録としては役には立ちます。
そのため、いつでも決定事項が書けるように決定事項の段落はすぐに書き足していけるように工夫してください。
2.事実と意見を分ける
相手の言葉が自分の考えを述べているのか、実際の事実を述べているのか、見極めながら記載をしていくことが大切です。自分の考えなら「と考える」で締め、実際の事実であれば「である」などで言い切りをして、明確に線引きをします。
3.無駄を省く
打合せで発生しがちなテーマの脱線やディティール過ぎる話題は備考へメモ程度にまとめるでOKです。また、会話は誰が言ったかは記載しますが、「です」「ございます」は省き、無駄な情報は極力省いて書きます。何が無駄なのか、何が重要なのかは場数を踏む必要があると思います。
理想の議事録
私が考える理想の議事録は以下3つのポイントをクリアしていることです。
- 打合せ終了時に詳細は未完成でも決定事項は整理され、ラップアップに耐えうる内容であること
- 偏った視点がなく、事実と意見が分かれて記載されていること
- 経緯の共通認識がつくれ、忘備録として利用可能であること
議事録を早く正確に書くためのトレーニング
あまり議事録を書いたことがない、という方は以下のようなステップで議事録を書いてみてください。
- 会議におけるすべての言葉をひたすらメモる。
できればPCで。ノートだとデータ化するために転記の手間が掛かります。 - メモを整理し、まとめる。
数値や日付など重要と思われることを簡潔にわかりやすく記載する
似た内容や同じテーマで議論が行われているものは段落でまとめる - 議事録を読む相手を想定し、読み手に合わせた補足、粒度に文章を調整する
以上です。
